Cómo mejorar el agendamiento de citas
Durante el día a día de nuestra consulta es muy probable que surjan situaciones que nos obliguen, tanto a los psicólogos como a los pacientes, a ser flexibles.Tener que cancelar una sesión porque el paciente no se encuentra bien de salud o porque ha tenido que solucionar algún problema familiar surgido en el último momento está dentro de lo esperable, pero ¿qué ocurre cuando el ausentismo se vuelve un problema recurrente?
Por suerte, existen algunas estrategias y herramientas, como el uso de un software para psicólogos, que pueden ayudarnos a reducir este problema dentro de la consulta. En este artículo conocerás 6 estrategias para mejorar el agendamiento de citas y así reducir la probabilidad de que tus pacientes falten a la sesión.
Nuna es un software para psicólogos que te permite gestionar todas las tareas de tu consulta desde un mismo lugar. Además, es gratis. ¡Pruébalo!
Qué es el ausentismo en la consulta y cómo reducirlo
El ausentismo es una situación que se da cuando un paciente rompe el compromiso asumido al inicio del tratamiento y deja de asistir a la consulta de manera periódica. Puede ser justificado y resultar previsible (por ejemplo, a causa de una enfermedad) o ser injustificado e imprevisible (por ejemplo, por falta de compromiso con la terapia).
Dentro de los motivos más comunes del ausentismo están:
- el paciente confundió el día o la hora acordada;
- no recordó anotar la próxima cita y, por ende, se olvidó de ella;
- problemas de salud;
- eventualidades surgidas en el último momento (por ejemplo, problemas con el transporte o la conexión a internet si la cita es online).
Acciones como enviar recordatorios, ofrecer paquetes de sesiones o contar con un historial de citas pueden ayudarte a reducir al mínimo las posibilidades de que un paciente no asista a la consulta. Conoce en detalle esas acciones, y otras más, para mejorar el agendamiento de citas en tu consultorio y prevenir cancelaciones de último momento.
Seis maneras de mejorar el agendamiento de citas en tu consultorio de psicología
- Software de citas médicas
La «nueva normalidad» surgida en el contexto de la pospandemia ha fomentado un cambio en el perfil de los pacientes, que cada vez se vuelven más digitales y son capaces de realizar un sinfín de cosas, desde la comodidad de su hogar, con solo hacer un clic en sus ordenadores o teléfonos móviles. En este escenario, disponer de herramientas digitales, como un software para la gestión de tu consulta, es crucial.
Un software de citas médicas será tu mejor aliado para reducir el ausentismo. Fuente: Nuna.
No solo podrás hacer tu trabajo más fácil, sino también disminuir la probabilidad de inasistencia de tus pacientes si el software de agendamiento de citas cuenta con alguna de estas funciones:
- una interfaz fácil de usar, tanto para ti como para el paciente;
- la posibilidad de reprogramar las citas rápidamente;
- un calendario integrado, por ejemplo, con Google;
- un historial de citas para llevar el control de tus sesiones.
Aprovecha las herramientas digitales para llevar un mejor control de tu consulta. Fuente: Nuna.
- Creación de paquetes
Una buena idea para conseguir aumentar el número de citas y retener a los pacientes es crear paquetes, promociones y descuentos para aquellos que compren un cierto número de sesiones por adelantado. Puedes ofrecer, por ejemplo, un descuento del 20% para quienes compren 10 sesiones a la vez. Esto implicará un ahorro para el paciente, a la vez que te ayudará a aumentar el número de sesiones confirmadas. Por otra parte, al comprar citas en «paquetes», es muy probable que el paciente demuestre un mayor compromiso con las sesiones.
Los paquetes ayudan a los pacientes a comprometerse con las sesiones. Fuente: Nuna.
- Historial de citas
Llevar un control claro de todos los aspectos que rodean a la consulta (tareas de marketing, pago, facturación, etc.) y contar con un historial de citas forman parte de las habilidades de un buen profesional de la psicología. En particular, llevar un control de las citas resulta muy efectivo para identificar a aquellos pacientes con ausencias reiteradas. Construye el hábito de registrar tus citas en un mismo lugar, idealmente de manera virtual, para evitar confusiones y papeleo innecesario que puede acabar perdiéndose.
Mantén un registro de las sesiones mediante el uso de un historial de citas. Fuente: Nuna.
- Envío de recordatorios
Ya sea que prefieras ser un psicólogo que atienda online o realizar tu consulta de manera presencial, sin dudas, enviar recordatorios a tus pacientes puede ayudarte a reducir exponencialmente las inasistencias. Los softwares de gestión suelen enviar mensajes automáticos, por lo cual, no tendrías que preocuparte en invertir tiempo y esfuerzos en hacerlo tú mismo.
El recordatorio, que puedes enviar vía correo electrónico o mensaje de texto, debe incluir:
- Nombre del recordatorio: por ejemplo, «Cita con mi terapeuta».
- Fecha y hora de la visita.
- Información sobre cómo y cuándo se puede cancelar la visita.
- Integración con Google Calendar
Tener tu calendario visible en un software de gestión, donde tus pacientes puedan consultar tus horarios disponibles, pedir citas o solicitar reprogramaciones en base a tu disponibilidad, es una gran herramienta para evitar que los pacientes falten a la consulta. Puedes permitir cambios hasta 24 o 48 horas antes según tu disponibilidad y ofrecerle al paciente cierta flexibilidad para que no deje de asistir a la consulta. Si, además, el software de citas está integrado con Google Calendar, podrás tener un mejor control sobre las sesiones y acceder rápidamente al enlace de la videollamada (si la sesión es en línea), como así también a los detalles de tu paciente.
Haz tu calendario visible e intégralo a Google Calendar. Fuente: Nuna.
- Cuenta con una política de ausentismo
Por último, no tengas miedo de implementar una política de ausentismo. Establecer reglas desde el principio te ayudará a evitar confusiones en el futuro y, sobre todo, a disminuir la probabilidad de que tus pacientes no asistan a la consulta. Puedes establecer, por ejemplo, que se procederá a cobrar un porcentaje de la sesión en el caso de faltar a una cita sin previo aviso o de no notificar la ausencia con cierto tiempo de anticipación.
Un buen agendamiento de citas psicológicas: beneficios para todos
El agendamiento de citas va a traer beneficios tanto para ti como para tus pacientes. Por tu parte, podrás reducir el número de pacientes que no asisten a la consulta, llevar un mejor control de las sesiones y, sobre todo, asegurarte un ingreso estable. Tus pacientes, por su parte, al tener acceso inmediato a tu disponibilidad, podrán aprovechar los espacios disponibles gracias a las citas canceladas (sin tener que esperar hasta otra fecha), usar los recordatorios para no olvidar su próxima sesión y, si ofreces paquetes, beneficiarse de los descuentos.
Por último, recuerda que hacer un buen trabajo y construir un buen rapport con el paciente son las dos mejores estrategias que puedes implementar desde la consulta para fortalecer el compromiso de tus pacientes con la terapia y fomentar su recurrencia.
Nuna es un software para psicólogos que te permite gestionar todas las tareas de tu consulta desde un mismo lugar. Además, es gratis. ¡Pruébalo!
