Los terapeutas a menudo tienen que hacer de administrador, secretario, mánager, encargado de marketing y banquero de sus propias clínicas. Si esto te suena, es probable que estés dedicando más tiempo de lo que habrás anticipado a tareas que no están relacionadas con tu meta profesional: ayudar a la gente. Te gustaría tener más tiempo para centrarte en aportar valor a tus clientes, pero simplemente tienes demasiadas tareas que hacer y quizás no tengas posibilidad de contratar a más personal.
En estos tiempos, en los que la tecnología domina cada vez más, muchos especialistas en salud mental optan por integrar aplicaciones y software online en sus procesos para poder operar su negocio de manera más efectiva. No solo te ayuda a centrarte en lo que haces mejor, pero también es algo que los clientes ya esperan. El 89 % de los consumidores en España elegiría un proveedor que le ofreciera la posibilidad de reservar, cambiar y cancelar sus citas online.
En lugar de emplear varias plataformas de software para llevar a cabo distintas tareas, ¿por qué no elegir un software de gestión de clínicas todo en uno que te permite gestionar todo desde una sola interfaz? Invertir en un software de gestión de consultas completo te ayudará a aumentar la rentabilidad en tu negocio.
En este artículo, veremos los 8 mejores software de gestión de clínicas para terapeutas, explicaremos qué funciones y módulos conviene buscar y cómo elegir el mejor programa para ti.
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¿Qué es un software de gestión para clínicas?
Un software de gestión de clínicas es una herramienta que agiliza los procesos operacionales de los trabajadores sociales, clínicos y en general, cualquier profesional de la salud. Así, en lugar de usar tu bloc de notas, Google Calendar, Zoom y otras 5 aplicaciones de agenda online, puedes tener todo en un solo lugar seguro.
Las soluciones de gestión para las clínicas sirven para ayudar a los terapeutas con las tareas que les restan tiempo que podrían dedicar a sus clientes. En lugar de usar distintas plataformas para gestionar a los clientes, agendar citas, tomar notas, crear facturas, etc., podrías hacerlo todo con un software de gestión clínica.
Se trata de un sistema centralizado y un portal para los pacientes que reduce la cantidad de tareas administrativas tediosas y simplifica la programación y la facturación, todo mediante procesos automatizados que te ahorrarán tiempo, dinero y energía.
Si bien es cierto que los terapeutas con consultas pequeñas pueden emplear sistemas manuales para gestionar sus operaciones sin muchos problemas, están perdiendo la oportunidad de simplificar sus vidas. Los software de gestión de clínicas son perfectos para los negocios de cualquier tamaño y permiten a los terapeutas escalar su negocio y ayudar a más pacientes.
Los 8 mejores software de gestión de clínicas disponibles
Ahora que ya conoces todos los beneficios que un software de gestión de clínicas te puede aportar y sabes qué módulos conviene buscar, analicemos las mejores opciones disponibles para los expertos en salud mental.
1. Nuna
Nuna es un software de gestión de clínicas de uso fácil para aquellos terapeutas que busquen aumentar la eficiencia y la satisfacción de sus clientes. Cuenta con módulos de agendamiento de citas avanzados que permiten al terapeuta recibir, programar y modificar las citas en tiempo real. Envía recordatorios automáticos tanto a los pacientes como a los terapeutas para reducir el ausentismo.
Nuna dispone de su propio sistema de video integrado en el chat para que los pacientes y terapeutas puedan hablar de manera privada y segura. Además, permite a los terapeutas y a los pacientes compartir sus pantallas en el chat. Esto es una característica única y difícil de encontrar en los software de gestión de clínicas, pero es de gran valor para los terapeutas que ofrecen citas de telemedicina.
Puedes tomar notas directamente en la plataforma y completar la historia clínica del cliente durante o después de la sesión, así como editarla, almacenarla y enviarla según necesites. Hay una variedad de plantillas listas para usar, lo cual facilita la creación y el envío de documentos profesionales. Y lo mejor… ¡El software es de uso gratuito!
Nuna no es solo un software de gestión para clínicas; también da visibilidad a los terapeutas y los conecta con clientes potenciales. Es un software todo en uno diseñado para facilitar todos los aspectos de la práctica terapéutica, para que te puedas centrar en lo más importante: tus clientes.
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2. Google Calendar
Mucha gente elige Google Calendar para gestionar sus citas. A pesar de no ser un software de gestión de clínicas propiamente dicho, es una herramienta sencilla y accesible a todo el mundo. Permite agendar citas directamente en el calendario y compartirlas en tu página web para que los clientes puedan ver tu disponibilidad sin tener que contactar contigo.
Google Calendar cuenta con una aplicación móvil que te permite mirar el calendario en cualquier lugar e integrarlo en tu cuenta Gmail para poder responder a las solicitudes según necesites. Aunque es cierto que Google Calendar no tiene tantas ni las mismas funciones que otros software de gestión de clínicas, es gratuito y cabe mencionarlo.
3. TherapyNotes
TherapyNotes es un sistema de gestión en la nube para los profesionales de salud mental certificado por la ley HIPAA. Ayuda a agilizar las tareas administrativas, tales como tomar notas, programar citas, crear facturas y más. El software incluye un portal para los clientes e historias clínicas electrónicas con una variedad de plantillas de notas. La plataforma permite a los terapeutas crear planes de tratamiento personalizados directamente en el software, agregar notas después de las evaluaciones y actualizar la evolución del paciente.
También hay una sección de facturación que facilita la creación de informes de facturas y extractos electrónicos para los pacientes. Además, los clientes pueden pagar con tarjeta mediante el sistema y guardar sus datos para futuros pagos. La plataforma está totalmente cifrada, lo que significa que todos los datos y la información de los pacientes se almacenan de manera segura. El precio de TherapyNotes ronda los 40 o 50 € por mes, dependiendo de tus necesidades.
4. Doctoralia
Doctoralia es una herramienta de gestión de clínicas y agenda en línea que ayuda a los profesionales con la gestión de pacientes. Fue creada por y para profesionales de la salud, con una funcionalidad única especialmente diseñada para aquellos que trabajan en la industria sanitaria.
Permite gestionar toda tu agenda de citas desde la interfaz y sincronizarla con Google Calendar para que puedas consultar el calendario desde cualquiera de tus dispositivos. Envía recordatorios automáticos por SMS y por correo electrónico tanto a los especialistas como a los pacientes para que nadie falte su cita.
Doctoralia almacena toda la información de tus pacientes, incluyendo las visitas recientes, la historia clínica, los planes de tratamiento, etc. Utiliza el sistema de seguridad en la nube de Microsoft Azure para asegurar la protección de todos los datos sensibles. Doctoralia cuesta unos 66 € al mes con una suscripción anual.
5. Docplanner.es
Docplanner.es es una solución integral que ayuda a los profesionales de salud en países hispanohablantes a aumentar su presencia en línea y llevar su negocio de manera más eficiente. Los pacientes pueden buscar terapeutas en la plataforma y reservar citas con ellos, así como escribir reseñas sobre su experiencia después de la visita. Por su parte, los profesionales pueden gestionar sus propios perfiles y calendarios mediante la interfaz y modificar los horarios según necesiten.
Cuando un cliente reserva una cita, Docplanner.es envía recordatorios automáticos para reducir el ausentismo y mantenerte la agenda llena. Docplanner cuesta entre 50 y 100 € al mes.
6. ClinicSource
ClinicSource es un software de gestión en la nube que ayuda a los terapeutas con la documentación y la programación. La plataforma tiene un registro médico electrónico donde se pueden encontrar las facturas, reclamaciones de seguros, historia clínica y notas actualizadas. El paciente también puede acceder al portal de ClinicSource para consultar su historia clínica.
ClinicSource ofrece la posibilidad de generar y emitir facturas de manera automática según los servicios que se hayan contratado mediante el planificador. Así, los pacientes pueden reservar y modificar sus citas con la ayuda de las funciones intuitivas de arrastrar y soltar, y también recibirán recordatorios automáticos de sus citas. ClinicSource se paga por usuario y los paquetes cuestan desde unos 50 € al mes.
7. Theranest
Theranest es un software de gestión de consultas para negocios sanitarios de cualquier tamaño, pero está pensado para las clínicas de salud mental y los centros de aprendizaje más grandes. Theranest tiene una aplicación móvil compatible con iOS y Android que permite a los pacientes y a los terapeutas acceder a sus citas y registros fácilmente. Toda la información que introduces en los portales de clientes se sincroniza automáticamente con sus cuentas, lo cual les permite visualizar sus planes de tratamientos y evolución en tiempo real.
La plataforma Theranest también cuenta con una sección financiera que permite facturar por lotes, presentar reclamaciones de seguros y procesar pagos con tarjeta de crédito. Para las clínicas más grandes que cuentan con una plantilla mayor, Theranest además ofrece funciones para la gestión de nóminas y pagos a los empleados. Theranest facilita distintos planes de pagos según el tamaño de la clínica, empezando por unos 33 € al mes.
8. TherapyZen
TherapyZen lleva ayudando a los terapeutas a ser más eficientes desde el 2016. Está pensado para aquellos que cuentan con poca experiencia usando software de este tipo y asiste a los terapeutas con la instalación de la plataforma con un asistente de configuración fácil de usar. Una vez instalado, el terapeuta puede gozar de unas funciones muy útiles como la integración de tarjetas de crédito, programación de citas y formularios de ingreso electrónicos. Es un software estupendo para aquellos terapeutas que ofrecen servicios de telesalud a nivel internacional, ya que acepta varios husos horarios, monedas y formatos de fecha y dirección. De momento TherapyZen no dispone de una función electrónica para las reclamaciones de seguros, pero es posible que lo ofrezcan en un futuro. Cuesta desde unos 35 € al mes para un profesional.
Ventajas de utilizar un software para clínicas
La gestión empresarial es fundamental, pero no debería de ocupar más tiempo que trabajar con tus clientes. Los software de gestión de clínicas presentan numerosas ventajas para los terapeutas y les permiten centrarse en hacer el trabajo que tanto les apasiona.
1. Mejora la eficiencia
Independientemente del tipo de negocio que operas, el trabajo administrativo consume muchísimo tiempo, pero sobre todo para los terapeutas que deben:
- Programar citas
- Enviar recordatorios de citas
- Introducir la información de los formularios de ingreso
- Tomar notas de evolución
- Presentar reclamaciones de seguros
- Y más.
Estas son algunas de las tareas con las que un software de gestión de clínicas te puede ayudar. Cuanto más tiempo ahorras, más tiempo tienes para dedicar a tus clientes y hacer crecer tu negocio y tu marca.
2. Organización
A veces, con tantas tareas administrativas, a los terapeutas se les hace difícil mantener la organización y estar presentes en las sesiones con los clientes. Cada reserva de un cliente trae consigo varias otras tareas como la programación, la documentación apropiada, el seguimiento de los pacientes, la facturación y mucho más. Los software de gestión de clínicas permiten a los terapeutas organizarse y estar al día, y a no olvidar ninguna parte del proceso.
3. Seguridad
La información de los pacientes se debe gestionar de manera segura. Como terapeuta, manejas mucha información sensible y debes asegurar que esta esté correctamente almacenada. Un software de gestión clínica fiable gestiona la información de tus clientes de manera segura en un servidor protegido.
Así, no tendrás que preocuparte por realizar copias de seguridad frecuentes para proteger la información en caso de una brecha de seguridad o una pérdida de datos. También existen ciertas cuestiones de responsabilidad que podrían surgir si almacenas los datos de los pacientes y de las tarjetas de crédito en papel o si comunicas con tus pacientes mediante una plataforma no segura.
4. Comunicación
Puede resultar complicado mantener el contacto con todos los pacientes cuando estás tan ocupado. A veces, cuando los pacientes llaman o mandan un correo, tardamos en contestarles, lo cual es frustrante tanto para los pacientes como para los profesionales. Si necesitan cancelar o modificar una cita, puede que no veas el mensaje hasta que ya sea demasiado tarde para llenar el hueco en la agenda. O quizás te olvides de enviar recordatorios a los pacientes, lo que podría dar lugar a ausencias.
5. Reducir el ausentismo
Usar un software de gestión de clínicas permite a los pacientes ver todas las opciones de citas disponibles y así elegir la que mejor les convenga. Cuando se les ofrece a los pacientes una cita por teléfono o por email, a menudo la aceptan incluso si no es conveniente, y acaban cancelándola en el último momento. Los recordatorios automáticos reducen el riesgo de ausencias y los recordatorios de pago alientan a los pacientes a pagar a tiempo. La mayoría de los software de gestión de clínicas cuenta con varias opciones de mensajería segura, incluyendo SMS o la opción de mandar mensajes a través del portal de clientes.
Qué funciones buscar en un software de gestión y facturación para clínicas
Existen muchos software de gestión de consultas disponibles para terapeutas, pero la mejor forma de elegir el más adecuado es identificar las funciones que necesitas. Estas son algunas de las más importantes:
1. Agendamiento de citas
La función más importante en un software de gestión de clínicas es la capacidad de agendar citas. Para los clientes, es cada vez más importante poder reservar citas en el momento y de la manera que desean. La gente ya no aguanta esperar 30 minutos por teléfono para reservar una cita. Prefieren simplemente abrir una página web o una aplicación móvil, hacer clic para reservar la cita y ya está.
Busca un software que te permita a ti marcar tu disponibilidad, y a los clientes, reservar, cancelar o modificar su cita ellos mismos. Con un software que posibilita la programación automática de citas, no tendrás que agendar una cita manualmente nunca más. Algunas funciones que te ayudarán a sacar el máximo partido de la programación de citas son:
- Posibilidad de reservar en varias ubicaciones (tanto online como presencial)
- Opción para programar citas individuales o en grupo
- Lista de espera
- Posibilidad de bloquear tiempo en el calendario para vacaciones y tiempo libre
- Múltiples opciones de visualización del calendario
- Opciones para modificar y cancelar citas
2. Almacenamiento de historia clínica y toma de notas seguros
Como terapeuta, debes asegurar que las historias clínicas sean precisas y se almacenen de manera segura. Si dispones de un lugar donde puedes acceder a las historias clínicas previas y subir las nuevas rápidamente, te será mucho más fácil localizarlas cuando las necesites. Las historias clínicas electrónicas (EHR, por sus siglas en inglés) contienen toda la información del paciente, como los planes de tratamiento, notas de evolución, historial médico completo, alergias, resultados de analíticas, etc.
Busca un software que no solo permita tomar notas, pero que también almacene esas notas y todos los historiales de manera segura.
3. Posibilidades de chat o videochat seguras
La telesalud es cada vez más popular. Según Fortune business insights , el mercado de la telemedicina exhibe una tasa de crecimiento anual compuesto de 23,5 %. Si aún no has empezado a ofrecer sesiones de telesalud, no hay mejor momento como ahora. Quizás les preocupe a los terapeutas que los pacientes no se sientan cómodos del todo haciendo sesiones por videollamada. Los estudios muestran que el 85 % de los pacientes de telepsiquiatría se sienten totalmente cómodos compartiendo con los profesionales de salud mental en un ambiente virtual.
Las sesiones de terapia de telesalud permiten a los terapeutas escalar su negocio, ya que pueden ver a más pacientes de lo que podrían si solo ofrecieran sesiones presenciales. Muchos de los software de gestión de clínicas ofrecen posibilidades de videoconferencia segura que te permiten realizar tus sesiones directamente desde la interfaz. Para una funcionalidad óptima, busca funciones como:
- Posibilidad de iniciar sesión sin tener que descargar nada
- Posibilidad de compartir pantalla
- Grabación de sesiones
- Envío seguro de archivos
4. Análisis financiero y de facturación
Mantener un seguimiento de la facturación y de las finanzas no es lo más divertido de ser terapeuta, pero sí es algo necesario. Afortunadamente, muchos software de gestión de clínicas pueden ayudarte con la facturación y el envío de reclamaciones electrónicas. También pueden automatizar los recordatorios de pago y responder a los rechazos de las reclamaciones. Al agilizar tus procesos de facturación y pago, cobrarás antes y sin tener que dedicar tanto esfuerzo manual a los procesos.
Un software de gestión de consultas además te permite acceder a todos los informes financieros y usarlos para el análisis de manera efectiva. Algunos software incluso te hacen el análisis financiero y te dan un resumen detallado de tu flujo de caja y rendimiento.
Software de gestión de clínicas: un resumen
Utilizar un software de gestión para clínicas optimiza enormemente la manera de operar el negocio a los terapeutas. Te permitirá ahorrar un montón de tiempo y energía en las tareas tediosas que te quitan tiempo para hacer lo que mejor haces: ayudar a tus clientes. Un software de gestión de consultas no tiene por qué requerir una gran inversión. Con plataformas como Nuna de uso gratuito, ¡no hay motivo para no probar un software hoy mismo!
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