Las aplicaciones de agendamiento de citas online son mucho más que convenientes.
Es cierto que reducen el tiempo que dedicas a la gestión administrativa por WhatsApp o en tu cuaderno y te dan más tiempo para centrarte en ayudar a tus clientes. Pero también aportan comodidad a tus pacientes y les permiten contactar contigo cuando te necesiten. A veces, nos da un poco de reparo coger el teléfono, así que la posibilidad de elegir una cita rápidamente facilita el proceso y elimina bastante fricción.
Un software de programación de citas para clínicas te permite fijar las citas según tu disponibilidad. Tus clientes podrán reservar, modificar o cancelar sus citas desde su ordenador o teléfono móvil, sin tener que hablar contigo directamente.
Vamos a echar un vistazo a las maneras en que un software de programación de citas puede ayudar a tu práctica, y veamos algunas de las mejores opciones disponibles.
Nuna es una aplicación de gestión de citas online para clínicas que además conecta a profesionales con clientes en todo el mundo. Pruébala, ¡es gratis!
¿Cómo puede un software de agendamiento de citas ayudar a los terapeutas?
Los software de gestión de citas son una herramienta fantástica para los terapeutas ocupacionales, independientemente de la etapa de la trayectoria emprendedora en la que se encuentren. Tanto si estás empezando tu práctica de telesalud con unos pocos clientes o si ya llevas tu propia clínica, los software de agendamiento de citas pueden ayudarte a llevar tu negocio de manera mucho más efectiva.
1. Ahorra tiempo
Piensa en todas las tareas a las que dedicas tiempo que no sean trabajar directamente con tus clientes. Cuando eres terapeuta, siempre hay algo que hacer y cada minuto que se puede ahorrar cuenta. Gestionar las citas de los pacientes consume mucho tiempo. A veces los pacientes nos llaman para marcar una cita cuando estamos en una sesión, y al devolverles la llamada después, no contestan. Y así hasta que logramos contactar con ellos. Lo mismo puede ocurrir por correo electrónico al tratar de buscar una cita que sea conveniente tanto para ti como para el paciente.
La gestión de citas online te ayuda a reducir el tiempo y la energía que dedicas a programar las citas. Los pacientes pueden consultar tu disponibilidad en línea y elegir el hueco que mejor les viene. Además, se puede enviar recordatorios de citas automáticos, para que no lo tengas que hacer manualmente.
2. Reduce las cancelaciones y el ausentismo
Los terapeutas no deberían de tener ausencias tan a menudo. Sí, es cierto que es uno de los inconvenientes de la profesión, y más aún cuando estás muy ocupado y quieres rellenar todos tus huecos con pacientes. Los huecos en la agenda debidos a cancelaciones o ausencias no solo son inconvenientes; son una pérdida de tiempo y dinero. Los pacientes a menudo marcan citas con mucha antelación y luego se olvidan de ellas cuando llega el día. Los software de gestión de citas recuerdan a los pacientes de sus citas de manera automática, lo cual ayuda a reducir las ausencias. También posibilita a los pacientes entrar y reprogramar su cita si saben que no van a poder acudir a ella.
3. Facilita la reserva de citas a tus pacientes en cualquier momento
Aunque quizás nos parezca que coger el teléfono y marcar una cita tarda apenas unos minutos, incluso esto puede ser una tarea algo tediosa. Si los pacientes se sienten tímidos a la hora de reservar una cita o tienen dudas, cualquier tipo de fricción en el proceso de reserva podría echarlos para atrás. Los software de reservas online son sencillos y seguros, tanto para ti como para tus pacientes.
Los software de agendamiento de citas online permiten a los pacientes programar y reprogramar sus citas en cualquier momento. Podrían incluso marcar una cita en medio de la noche si quisieran. Sin una herramienta de gestión de citas, es probable que tardes en contestar a sus correos y seguramente no contestes tu teléfono de trabajo en medio de la noche, lo cual podría limitar a los pacientes. Al darles flexibilidad total para entrar en una aplicación de gestión de citas y reservar, habrá más posibilidad de que los pacientes marquen la cita contigo.
Por otro lado, te ayudan a evitar el overbooking y los errores a la hora de marcar citas. A veces, cuando estamos muy ocupados, apuntamos las citas en un papel o en las notas del teléfono y luego nos olvidamos completamente. Los software de programación de citas te ayudan a prevenir esas situaciones.
4. Mejora la comunicación con tus pacientes
Aunque quizás no hables directamente con tus pacientes, los software de reserva de citas pueden mejorar la comunicación con ellos. Al ofrecer un servicio de reservas online, facilitas el acceso a tus servicios a los pacientes, quienes seguramente los contratarán más rápido. Por ejemplo, si el cliente de repente tiene un hueco en su agenda, puede coger una cita rápida fácilmente sin tener que contactar contigo por teléfono. Para los profesionales de salud mental, esta función es incluso más importante, ya que a veces los pacientes se sienten incómodos al comunicar sus problemas por teléfono.
El mejor software de agendamiento de citas
Hay muchos software de programación de citas disponibles, pero algunos están más adaptados a las necesidades de los terapeutas que otros. Cuando manejas datos sensibles sobre la salud del paciente, es imprescindible que tengas un software seguro que almacene la información de manera confidencial. Aquí tienes una lista de algunas de las mejores opciones de software de gestión de citas disponibles para profesionales de salud mental.
1. Nuna
Nuna es una solución de gestión de clínicas diseñada específicamente según las necesidades de los terapeutas. La interfaz de programación de citas de Nuna permite a los pacientes programar, reprogramar y cancelar sus citas con notificaciones en tiempo real. Más allá de sus capacidades de reserva online, Nuna ofrece muchas otras funciones útiles para los terapeutas, entre las cuales destacan:
- Sincronización de calendarios con Google Calendar e iCal.
- Integración de videochat seguro con posibilidad de compartir pantalla.
- Plantillas de documentos listas para usar.
- Visibilidad: Nuna te ayuda a promocionar tu negocio y te conecta con clientes en todo el mundo.
- Interfaz que permite tomar notas en la historia clínica electrónica, así como editar, almacenar y compartir las historias según necesites.
- No hace falta que tengas tu propia página web; de hecho, te ayudamos a promocionar tus servicios.
- De uso gratuito.
¿Quieres una herramienta todo en uno que gestione tu consulta tanto online como offline? ¡Prueba Nuna! Es gratis y siempre lo será.
2. Yellow Schedule
Yellow Schedule es principalmente un software de gestión de citas que cuenta con su propia aplicación móvil disponible para Android y para iOS. Cumple con la ley HIPAA, por lo que es una forma segura de reservar citas. Yellow Schedule tiene solo una función principal, la programación de citas, pero no deja de ser una función sólida y muy útil. Se puede integrar directamente en tu página web, y así permitir a tus pacientes ver tu disponibilidad y seleccionar un hueco fácilmente. Algunas de las mejores funciones de este software son:
- Sincronización de calendarios con Google Calendar, iCal, Outlook y Yahoo.
- Recordatorios de confirmación de citas, tanto por correo electrónico como por SMS.
- Posibilidad de crear citas periódicas con hasta 2 años de antelación.
- Posibilidad de incluir a varios profesionales para aquellos que trabajen para una clínica más grande.
3. Google Calendar
Google Calendar es un software de agenda en línea que muchos ya conocemos. A pesar de no ofrecer funciones específicas para clínicas, permite gestionar citas y es gratis. Puedes programar las citas directamente en el calendario y compartirlas en tu página web para que tus clientes vean todos los huecos que tengas disponibles sin tener que enviarte un email o llamarte. Sin embargo, hay que programar las citas manualmente, por lo que todavía podría haber un poco de fricción en el proceso.
Algunas las funciones de Google Calendar incluyen:
- Sincronización con Gmail.
- Aplicación móvil (para Android e iOS).
- Integración en páginas web.
- Reloj mundial para reservar citas virtuales internacionalmente.
4. Doctoralia
Doctoralia es un software de gestión de clínicas diseñado para ayudar a los profesionales con la gestión de pacientes. La plataforma fue creada específicamente para los profesionales de la salud y permite a especialistas en distintos campos agilizar la gestión de sus citas. Doctoralia almacena las historias clínicas, los planes de tratamiento y las notas tomadas en las sesiones directamente en la plataforma. Entre las funciones principales de Doctoralia, cabe destacar:
- Sincronización con Google Calendar.
- Recordatorios automáticos por SMS o correo electrónico.
- Protección de datos sensibles de pacientes con el sistema de seguridad en la nube de Microsoft Azure.
5. Docplanner
Docplanner es diferente de otros software de agendamiento de citas porque también conecta a los pacientes con los profesionales de salud que podrán ayudarlos. Mientras que otros software se integran directamente en tu página web, Docplanner es un centro donde los pacientes pueden explorar las distintas opciones de terapeutas disponibles y reservar citas con ellos directamente desde la plataforma. Docplanner ayuda a aquellos terapeutas que trabajan por su cuenta a conectar con su base de clientes y a aumentar su presencia en línea. El programa cuenta con algunas funciones estupendas como:
- Recordatorios automáticos para reducir el ausentismo.
- Reseñas de pacientes, para que tus clientes puedan dejar reseñas sobre su experiencia contigo en tu perfil profesional.
- Perfil personalizable y creación de agenda.
6. AppointmentPlus
Uno de los aspectos más importantes de llevar tu negocio con éxito es la capacidad de estar a disposición de tus pacientes cuando te necesiten. AppointmentPlus permite a los clientes manejar sus propias citas desde tu página web en cualquier momento y desde cualquier lugar. No solo eso, sino que también puedes mantener un seguimiento de tus leads (o posibles clientes); si un posible cliente muestra interés por tus servicios, puedes contactar con ellos. Asimismo, almacena y organiza toda la información de contacto de los pacientes dentro de la interfaz para que puedas localizar a la persona que buscas fácilmente. Otras funciones de AppointmentPlus incluyen:
- Posibilidad de exportar archivos o informes a Excel.
- Sincronización con calendarios en línea como iCal, Google Calendar y Outlook.
- Recordatorios de citas por email o SMS.
7. Theraplatform
Theraplatform es un software de gestión para terapeutas que cuenta con una lista enorme de funciones útiles. Aparte de programar citas, el software también te permite facturar a tus clientes, presentar reclamaciones de seguros, rellenar formularios de ingreso y de consentimiento y además cuenta con funciones de videoconferencia. Puedes tomar notas durante la sesión directamente en la plataforma, y el portal de clientes incluso cuenta con un módulo para el control de tiempo. Otras funciones útiles que cabe mencionar son:
- Sistema de mensajería segura integrado en la plataforma.
- Posibilidad de compartir pantalla.
- Posibilidad de compartir documentos.
- Configuración fácil.
8. SetMore
SetMore es un software de programación de citas que ofrece un sistema de pago integrado. Los pacientes pueden ver tu disponibilidad, reservar sesiones y pagarlas por adelantado. Esta función es súper útil, sobre todo para los proveedores de telesalud que no disponen de un datáfono o sistema de TPV. También puedes crear enlaces a servicios de sesiones de terapia en grupo, sesiones individuales y autoayuda guiada. Aunque no tiene su propio sistema de videoconferencias, se puede conectar con Zoom o Teleport. Entre otras funciones, Setmore cuenta con:
- Programación de citas periódicas.
- Pago en línea seguro por Square o Stripe.
- Posibilidad de agregar varios perfiles del personal.
- Posibilidad de reservar en cualquier momento.
9. PickTime
PickTime es un software gratuito que ayuda a los terapeutas a gestionar sus citas. Permite digitalizar el flujo de trabajo y optimiza el proceso de reserva de citas. El software es totalmente online, lo cual permite el acceso a los terapeutas y a los pacientes desde cualquier dispositivo, sea el ordenador, el portátil o cualquier otro dispositivo inteligente. Además, almacena la información de los pacientes y permite exportarla a tu software de marketing o CRM (sistema de gestión de las relaciones con clientes). Las mejores funciones de PickTime son:
- Acceso desde cualquier lugar.
- Funciones de gestión de personal para las clínicas que tienen a varios terapeutas contratados.
- De uso gratuito.
- Página de reservas personalizada.
A todos los terapeutas les conviene utilizar un software de agendamiento de citas para optimizar sus procesos. Reservar citas manualmente es algo del pasado; y con estas soluciones tan económicas (e incluso gratuitas), no hace falta una gran inversión para empezar a optimizar tu negocio.
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